PRIVACY POLICY個人情報保護方針
2004年2月
慶應志木会 情報担当
「慶應志木会」では以前より、会員各位の個人情報の保護には最大限の注意を払ってきており、会員名簿の発行時には名簿の配布先を会員と塾内関係先に限定してきました。しかしながら、名簿データの流出は防止できず、電話による勧誘等に悪用されてきました。２００２年の総会にあわせて作成した名簿では、CD-ROM形式とし、データの暗号化、名簿配布者全員に個別のユーザーIDとパスワードを設定し、さらに印刷帳票へのユーザーIDの表示等も行いセキュリティ強化を図って来ました。今回、個人情報保護の観点から、「会員情報の取り扱いに関するガイドライン」を作成しました。
既存会員には本年度の会報発行時に、会員情報利用目的を明示した文章を同封し、情報更新の依頼と公開の可否を再確認します。
１.会員情報利用の目的
「慶應志木会」の活動に必要な場合に限り会員情報を利用する。
- ①「慶應志木会」行事の連絡
- ②「慶應志木会」からの連絡事項の送付
- ③「慶應志木会報」の送付
２.会員情報の取得
- ①新規会員については、慶應義塾志木高等学校卒業時に、会員情報利用目的を明示して、本人より登録を行う。その際に、会員名簿への情報の公開の可否もあわせて確認する。
- ②既存会員については、会員名簿作成時に、会員情報利用目的を明示して、情報更新の依頼とともに公開の可否を確認する。
３.会員情報の更新
- ①会員情報は会員本人からの申告により更新する。但し、各期幹事により取りまとめられた情報により更新する場合もある。
４.会員情報の管理
- ①登録された会員情報は管理責任者を置き、慶應志木会事務局で管理する。
- ②会員情報は第三者へは開示しない。
- ③情報の利用は事務局内での利用を原則とし、同期会の案内等のために利用目的を限定して期幹事に当該の期の会員情報を提供することができる。
５.その他
- ①当ガイドラインに記載されている以外の目的で会員情報を利用する必要が生じた場合には、役員会において利用の可否を決定する。
- ②事務局への会員の住所等の問い合わせに関しては、当会の会員に対してのみ会員名簿に開示されている情報に限り問い合わせに応じる。
2004年2月26日幹事会にて承認
